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Adaptación de la Incorporación y la baja para Trabajadores Remotos

by | Aug 4, 2021 | Business Law |

Un número creciente de empresas reconocen que el trabajo a distancia es un método viable de trabajo y ahora tienen el reto de optimizar sus procesos operativos para maximizar la productividad, independientemente de que los empleados trabajen desde sus oficinas o no. A medida que la nuevas generaciones de profesionales entran a la fuerza laboral , las expectativas siguen cambiando . Hoy en día, la opción de trabajar de forma remota, más que una alternativa de trabajo agradable, es una necesidad para las empresas que quieren atraer y retener a los mejores talentos. Mientras que el trabajo remoto proporciona muchos beneficios para el empleador y el empleado, también genera riesgos específicos para los empleadores, tanto en el inicio y la terminación de las relaciones laborales.

Los procesos existentes para brindar información a los nuevos empleados, la realización de la orientación y la formación, el control de acceso de los empleados a datos de la empresa y las cuentas, obtener la confirmación y firmas, contienen de por sí posibles problemas. Sin embargo, estos riesgos pueden ser más frecuentes si no se implementan procesos estándares que puedan implementar los empleados remotos.

En este artículo, analizaremos algunos de los riesgos que se deben considerar durante la contratación y el despido de empleados, así como la manera en que el trabajo remoto afecta estos riesgos. También exploraremos el uso de la tecnología para asistirnos en el despido de personal y escucharemos lo que Aldridge, un proveedor de servicios de TI y consultoría de TI, considera un enfoque de mejores prácticas para administrar los riesgos de TI que acompañan a este proceso. Pero primero, repasemos algunos de los riesgos legales que se pueden llegar a enfrentar cuando los empleados comienzan y terminan de trabajar para su empresa.

Incorporación Remota de Empleados: Desafíos de Información y Procedimientos

Los trabajos de incorporación de empleados, desde RR.HH. hasta TI, marcan la pauta de la experiencia que el nuevo empleado tendrá dentro de su empresa. Una pieza fundamental de un proceso de incorporación exitoso es hacer que la información adecuada llegue a manos del empleado o del empleador, oportunamente. Es clave recopilar y distribuir la información de manera estandarizada y repetible, para que su empresa cubra todas sus bases y el empleado reciba toda la información que necesita para hacer su trabajo de manera eficiente.

Al incorporar a un nuevo empleado, debe proporcionársele y al mismo tiempo obtener de él cierta información, que incluya: 

  • formularios de impuestos federales, estatales y locales 
  • formularios de inmigración 
  • información sobre salarios y horas 
  • manuales operativos
  • otras políticas del empleador

Es común que los empleadores se olviden de implementar nuevos procedimientos para asegurarse de que estos procesos se resuelvan satisfactoriamente en el caso de empleados laborando de manera remota. No solo es necesario asegurarnos de que se recopilen las firmas electrónicas requeridas, sino que también es necesario asegurarnos que el empleado lea y comprenda el contenido de los documentos que le fueron entregados.

Para en el caso de que surgiere algún conflicto relacionado con la información proporcionada por el empleador o con sus políticas o procedimientos, debemos asegurarnos de constar con las constancias que prueben que el empleado comprendió, consintió y/o reconoció la información que le fue presentada, así como las expectativas de su trabajo.

Documentar y Archivar el Reconocimiento de los Empleados de las Políticas de la Empresa Durante la Incorporación

Podría parecer poco importante, pero el esfuerzo adicional realizado para cerciorarnos de que el empleado comprende y reconoce las políticas y procedimientos de la empresa, pueden prevenir un conflicto legal. En algunas circunstancias relacionadas con el consentimiento y reconocimiento de labores para el trabajo de manera remota, los tribunales han contemplado diversos factores para determinar si un empleador puede probar que un empleado comprendió, consintió o reconoció cierta información que le fue proporcionada a este último.

Según los factores que los tribunales han considerado en tales casos, al proporcionar información a los nuevos empleados, se debe: 

  1. asegurar que los correos electrónicos y otras comunicaciones remotas dirigidas al empleado,  describan y enfaticen la importancia de la política que se le está comunicando;
  2. requerir una respuesta afirmativa, tal como un consentimiento firmado o en una pantalla cuyas imágenes puedan ser archivadas;
  3. dar seguimiento para monitorear si un empleado abrió un correo electrónico o hizo clic en los enlaces que contienen las políticas para leerlas, o dar seguimiento en caso de que los registros muestren que el empleado no leyó ni consintió ciertas políticas o información; y
  4. contar con procedimientos, tales como un Formulario de reconocimiento de políticas, para evitar que los empleados nieguen haber recibido o consentido cierta información o políticas.

Para mitigar con eficacia los posibles problemas que acompañan al manejo de la fuerza de trabajo remota, también requiere soluciones y procesos adecuados de TI. Contar con orientación legal estratégica, combinada con la consultoría estratégica de TI en torno a la implementación de las herramientas y políticas tecnológicas adecuadas, es clave para minimizar el riesgo , especialmente durante el despido de personal.

Cómo Proteger los Datos Corporativos Cuando un Empleado se va

Una adecuada planificación sobre las tecnologías de la información a utilizar, es esencial para ayudar a mitigar los riesgos de separación de personal en circunstancias remotas y presenciales por igual. Para ello, solicitamos la asesoría experta de nuestro socio Aldridge, un prestador de servicios de consultoría de tecnologías de la información, así como de servicios de administración de tecnologías de la información, con base en Houston. Esto fue lo que nos dijeron sobre las mejores prácticas de TI.

La amplia gama de aplicaciones alojadas está aumentando exponencialmente el acceso empresarial a la tecnología. Sin embargo, tener esta amplia gama de aplicaciones disponibles hace que sea aún más importante proteger sus datos, logrando que el personal que se separará de la empresa deje de tener acceso a la multitud de aplicaciones a las que tienen acceso.
Bryan P. Gregory, presidente de Aldridge

Si un empleado dejará de laborar para la empresa, se deben tomar medidas activas para proteger cualquier información confidencial a la que el empleado haya tenido o tenga acceso. Estos pasos incluyen:

  1. Inhabilitar y restringir el acceso a herramientas electrónicas tales como correo electrónico, correo de voz, contraseñas e inicios de sesión remotos; 
  2. Recolectar propiedad del empleador (computadoras portátiles y teléfonos celulares del trabajo.); y
  3. Eliminar la información de la empresa de los dispositivos personales del empleado, tales como teléfonos móviles y tabletas personales.

Deshabilitar el Acceso de los Empleados a los Sistemas y Cuentas de la Empresa

El proceso para la baja de empleados debe ser claro, pero también se debe tener la capacidad de ejecutarlo de forma remota y consistente. Su equipo de TI le puede ayudar a establecer un proceso estándar para, de manera remota y expedita, eliminar cuentas de empleados dados de baja.

Los servicios de gestión de acceso e identidad basados en la nube, como Microsoft Azure Active Directory, permiten a las empresas desactivar instantáneamente el acceso de los empleados a la información de la empresa almacenada en los sistemas empresariales, tales como correo electrónico de Outlook, los sitios de archivos de Microsoft Teams, CRM (Customer Relationship Management) y cualquier otra cuenta integrada dentro de su red.

Remover los Datos de la Compañía y Aplicaciones de los Dispositivos Personales

En algunos casos, la política de BYOD de su empleado puede permitir que su equipo de TI borre los dispositivos personales que almacenan datos de la empresa, tales como correo electrónico y aplicaciones de mensajería. Nuevamente, esto debe poder realizarse de forma remota, reduciendo así la posibilidad de que surja una disputa legal.

Sin embargo, no todas las empresas tienen que limpiar los dispositivos personales de los empleados para mantener un nivel compatible de seguridad. En muchos casos, restringir el acceso del empleado a cuentas en línea como Microsoft 365 puede invalidar fácilmente sus credenciales de inicio de sesión en todos los dispositivos y ubicaciones, evitando el acceso no autorizado a la información de la empresa en una variedad de aplicaciones y herramientas integradas.

Aunque los procesos remotos de incorporación y baja pueden crear desafíos únicos para los empleadores, existen procesos simples de mejores prácticas que se pueden adoptar para prevenir problemas y optimizar esfuerzos, facilitando la experiencia y haciéndola menos propensa a riesgos tanto para su empresa como para sus empleados. Donde hay cambio pueden surgir los riesgos, por lo que es importante contar con un asesor legal con experiencia a su lado. Desafortunadamente, las empresas en crecimiento no siempre pueden permitirse el lujo de contar con asesoría legal interna. Para ayudar a cerrar esta brecha, Murrah y Killough, PLLC ofrece sus servicios de derecho corporativo, brindando a las empresas la experiencia de contar con asesoría personalizada, sin los altos costos que conlleva la asesoría personalizada. Para mayor información sobre nuestros servicios de asesoría legal estratégica y colaborativa, comuníquese con nuestro equipo para obtener más información sobre cómo podemos ayudarlo.

 

 

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